O desafio do onboarding em escala
Integrar novos colaboradores em grandes organizações é uma tarefa desafiadora. Equipes de Recursos Humanos enfrentam trabalhos manuais repetitivos que atrasam a produtividade: processar documentos, responder perguntas sobre benefícios e políticas, e garantir que todos sigam os mesmos procedimentos. Durante os primeiros meses, novos funcionários alcançam apenas uma fração do seu potencial produtivo, enquanto o departamento de RH perde horas diárias por contratação em atividades rotineiras.
Manter a consistência e a conformidade nesse contexto é complexo. As informações ficam espalhadas entre wikis, SharePoint, sistemas de tickets, chat e e-mail. Sem uma solução integrada, o onboarding se torna um labirinto de processos desconexos.
Amazon Quick: automatização inteligente para RH
O Amazon Quick é um serviço gerenciado que oferece capacidades de agentes de IA. Por meio dele, departamentos de RH podem criar agentes de conversação sem código que respondem perguntas de novos contratados, rastreiam conformidade em ferramentas existentes e eliminam tickets automaticamente. Isso permite que novos colaboradores se integrem mais rapidamente com menos intervenção manual.
Componentes principais do Amazon Quick
Bases de Conhecimento
O Amazon Quick indexa conteúdo de fontes externas como SharePoint, OneDrive e Confluence, além de conteúdo interno incluindo sites internos, uploads de arquivos e buckets do Amazon Simple Storage Service (Amazon S3). Uma base de conhecimento funciona como um repositório único e pesquisável, permitindo que novos colaboradores obtenham respostas abrangentes de múltiplas fontes, sem precisar procurar em arquivos desconexos.
Conectores de Ações
Os conectores de ações são integrações seguras e cientes de permissões que habilitam agentes de IA a executar trabalho real em cenários de onboarding de RH. Um agente pode criar solicitações de equipamento de TI no ServiceNow, enviar mensagens de boas-vindas no Slack para canais da equipe, ou atualizar fluxos de trabalho de onboarding em ferramentas de gerenciamento de projetos. Isso vai além de apenas fornecer links para formulários.
Espaços
Espaços são ambientes focados que organizam ativos centrados na equipe, incluindo arquivos, artefatos de inteligência de negócios como dashboards e tópicos, bases de conhecimento e ações com controles de compartilhamento para colaboração. Dessa forma, o RH pode manter seus recursos de onboarding bem organizados e acessíveis apenas para quem precisa.
Estrutura da solução
Sem um agente inteligente, o RH alternava entre múltiplos sistemas para coordenar cada etapa do onboarding. Com o Quick, um agente customizado apresenta a lista de verificação mais atualizada, responde com linguagem aprovada pela organização, abre solicitações através de ações, notifica as partes interessadas e aponta o próximo passo. Confirmações e status permanecem nos sistemas de RH, e o agente os lê ou os atualiza por meio de conectores de ações ou fluxos de trabalho.
A implementação segue passos diretos: criar o agente de conversação no Quick, anexar o espaço de RH e vinculá-lo a fontes de conhecimento, adicionar conectores de ações, testar com cenários reais e compartilhar com os funcionários.
Tipos de agentes disponíveis
Agente de sistema (“Meu assistente”)
O agente de sistema do Quick aparece por padrão no console e ajuda usuários a fazer perguntas e completar tarefas usando recursos que têm permissão de acessar. Usuários podem interagir de várias formas: fazer perguntas gerais usando o conhecimento integrado do agente, fazer upload de seus próprios arquivos diretamente no chat (até 20 arquivos por conversa) para análise, e controlar o escopo da conversação escolhendo entre três modos: Todos os dados e aplicativos (busca em todos os recursos acessíveis), Conhecimento geral (apenas conhecimento integrado) ou Dados e aplicativos específicos (foca em espaços, dashboards, tópicos, bases de conhecimento ou ações particulares).
O agente de sistema está disponível imediatamente sem nenhuma configuração necessária e adapta suas respostas baseado no escopo selecionado e nos recursos disponíveis.
Agentes customizados
Para necessidades mais específicas, é possível criar agentes customizados. Você configura o comportamento do agente (propósito, tom, formato de resposta), anexa espaços com dashboards, tópicos e bases de conhecimento para respostas fundamentadas em dados, e vincula conectores de ações para que o agente possa executar tarefas em ferramentas como Jira, Slack, ServiceNow, Salesforce, Outlook ou Teams. Agentes customizados podem ser compartilhados com usuários específicos ou grupos.
Essas capacidades incluem: respostas específicas para casos de uso (defina a persona e estilo de resposta do agente), orientação através de documentos de referência (faça upload de documentos específicos que servem como templates de resposta para mensagens consistentes e guias de processo), integração abrangente de dados (vincule espaços para dar acesso ao agente a diferentes tipos de conteúdo pesquisável, respeitando a estrutura de permissões da organização), ações automatizadas (adicione conectores de ações para que usuários criem tickets Jira, enviem mensagens Slack, atualizem Salesforce ou abram solicitações ServiceNow diretamente do chat), e colaboração (teste, refine e compartilhe agentes com colegas, com administradores controlando quem pode criar e customizar agentes através de permissões).
Fluxo de implementação: perspectiva do administrador de RH
Criação do agente de conversação
O primeiro passo é criar o agente em si, que se torna o local único onde novos contratados fazem perguntas e recebem orientação através do onboarding. No console do Quick, você escolhe “Agentes de conversação” e seleciona “Criar”. Insere um prompt em linguagem natural descrevendo o que deseja que o agente faça, por exemplo: “Ajude novos funcionários com perguntas sobre onboarding de RH e solicitações de equipamento.” O Quick expande automaticamente esse prompt em uma persona detalhada, instruções de resposta e realiza uma varredura de recursos disponíveis para vincular espaços e conectores de ações relevantes. Você revisa a configuração gerada, refina conforme necessário e escolhe “Lançar agente de conversação” quando estiver satisfeito.
Configuração de comportamento
O próximo passo é moldar como o agente deve responder para que seu tom, escopo e diretrizes correspondam às políticas de RH e à marca da organização. Atualize os metadados do agente (nome, descrição, mensagem de boas-vindas e prompts iniciais) para ajudar usuários a descobrir e usar o assistente corretamente. Revise e refine as instruções de persona geradas automaticamente, incluindo formato de resposta, tom e configurações de comprimento. Por fim, faça upload de documentos de referência específicos que fornecem instruções de prioridade máxima para o comportamento do agente.
Conexão de conhecimento de RH
Conecte suas fontes de conhecimento de RH para que o agente responda com base em manuais e políticas aprovados, não em respostas inventadas. Crie ou escolha um espaço de RH existente que contenha manuais, políticas e listas de verificação. Configure o escopo de conhecimento do agente para focar especificamente em conteúdo relacionado a RH, garantindo que respostas permaneçam dentro de limites apropriados. Faça upload de arquivos ao espaço, incluindo manuais de funcionários, documentos de políticas, informações sobre benefícios, materiais de treinamento e guias. Vincule o espaço configurado ao agente para que ele possa acessar esse conteúdo pesquisável e fundamentado para respostas aprovadas.
Adição de ações
Após o agente estar habilitado a responder perguntas, adicione ações para que também possa desencadear trabalho em suas ferramentas de RH, como tickets, solicitações e notificações. Abra o cartão de Ações e escolha “Vincular ações”, selecionando conectores de ações disponíveis que você já configurou. Para o caso de uso de onboarding de RH, isso pode incluir ferramentas como Jira (para criar e atualizar tickets) ou ServiceNow (para gerenciar incidentes). Atualize seus documentos de referência e instruções de persona para especificar quando invocar conectores de ações específicos, por exemplo: “Quando um funcionário solicita equipamento, use o conector ServiceNow para criar um ticket de solicitação de hardware” ou “Para solicitações de acesso, crie um ticket Jira no projeto TI-Acesso com prioridade definida como ‘Normal.’”
Customização, teste e compartilhamento
Finalize o agente com uma mensagem de boas-vindas e prompts sugeridos. Teste o agente com cenários realistas, ajuste a experiência conforme necessário e compartilhe com um grupo piloto para que o RH valide o fluxo de trabalho antes de um lançamento mais amplo. Quando estiver pronto, lance o agente e estará disponível em sua biblioteca pessoal para uso privado. Para compartilhar com outros, escolha “Compartilhar” e adicione usuários e grupos como visualizadores para usar o agente ou como proprietários para editá-lo e testá-lo.
Fluxo de implementação: perspectiva do novo colaborador
Após o agente ser publicado e compartilhado com colaboradores como visualizadores, eles podem abri-lo a partir do link fornecido pelo RH (por exemplo, em seu e-mail do Dia 1 ou portal de RH) ou a partir da lista de agentes de conversação no Quick, e então usá-lo da seguinte forma:
O colaborador abre o agente de onboarding de RH compartilhado e inicia uma conversa do Dia 1. O agente apresenta a lista de verificação de onboarding mais atualizada do espaço de RH e fornece links para formulários obrigatórios, treinamentos e páginas internas para que o colaborador possa avançar pelos passos em ordem. Quando o colaborador faz perguntas sobre políticas ou benefícios em linguagem natural, o agente responde usando conteúdo do espaço de RH e fontes de conhecimento de RH conectadas, garantindo que as respostas correspondam à linguagem aprovada pelo RH.
Quando o colaborador solicita equipamento ou acesso a aplicativos, o agente usa um conector de ações Jira para criar uma issue no projeto de onboarding de RH e retorna a chave da issue e o link para que você veja a solicitação completa sem tocar em sistemas de RH em produção. Para etapas sensíveis como verificação de I-9, formulários fiscais ou depósito direto, o agente direciona o colaborador para o sistema de RH apropriado ou portal seguro, em vez de coletar documentos no chat, garantindo que dados sensíveis permaneçam no lugar correto.
A experiência final é simples: o colaborador abre um único chat, vê sua lista de verificação do Dia 1, faz perguntas em linguagem natural e permite que o agente abra solicitações e aponte para os sistemas corretos. Em vez de ficar malabarista com e-mails, portais e tickets, o onboarding se sente como uma conversa guiada onde o próximo passo é sempre claro.
Pré-requisitos para implementação
Antes de começar, certifique-se de que completou os seguintes passos: crie uma conta AWS. Confirme que você tem acesso ao Quick. Você precisará de pelo menos uma assinatura do Amazon Quick Enterprise para configurar ações e criar bases de conhecimento. Usuários que apenas usam o agente compartilhado podem estar na assinatura do Amazon Quick Professional. Acesse a área de introdução ao Atlassian Cloud e crie um site gratuito, selecionando tanto Confluence quanto Jira no plano gratuito (até 10 usuários).
No Confluence, crie um espaço “HR Onboarding” para armazenar seu conteúdo de RH. No Jira, crie um projeto simples de onboarding de RH que o agente possa usar para solicitações de acesso ou equipamento. Baixe o arquivo ZIP da página de materiais do workshop de onboarding de RH. A partir da pasta de documentos de RH no arquivo ZIP, faça upload dos seguintes arquivos para seu espaço Confluence “HR Onboarding”: employee_handbook.pdf, leave_policy.pdf, onboarding_checklist.pdf, performance_review_guidelines.pdf e public_holidays.csv (opcional, usado depois para relatórios ou análise).
Segurança e controles integrados
O Amazon Quick inclui controles de segurança e conteúdo integrados para agentes de conversação. Você pode usar as configurações padrão em sua conta ou experimentar controles de política adicionando uma pequena lista de palavras ou frases bloqueadas para que o agente evite termos específicos em respostas de RH, por exemplo gíria informal ou linguagem desencorajada. Termos bloqueados são configurados no console do Quick e aplicados em todos os agentes em sua conta. Para instruções passo a passo e opções de segurança adicionais como controle de acesso e criptografia, consulte o guia de usuários do Amazon Quick.
Opções de assinatura
O Amazon Quick oferece duas assinaturas de usuário: Professional e Enterprise. O plano Professional suporta uso cotidiano de agentes de conversação e espaços, execução de Amazon Quick Flows e Amazon Quick Research, visualização de dashboards do Amazon Quick Sight, com a capacidade de criar e compartilhar agentes e espaços customizados. O plano Enterprise inclui tudo do Professional mais recursos de autoria avançada como configuração de ações, criação de bases de conhecimento, construção de automações em Amazon Quick Automate, edição de dashboards no Quick Sight e limites de uso mensal maiores. Uma avaliação gratuita de 30 dias está disponível para até 25 usuários por conta. Para detalhes, consulte a precificação do Amazon Quick.
Próximos passos
Esta abordagem demonstra como criar um agente de conversação de onboarding de RH no Quick, anexar conteúdo de RH, adicionar ações e fluxos de trabalho opcionais, e compartilhar com colaboradores. Comece com um piloto que cubra suas perguntas mais frequentes e duas ou três solicitações, revise o uso e refine as instruções e conteúdo do agente. Para próximas etapas, expanda o espaço de RH, adicione ações adicionais conforme necessário e revise a documentação do Quick para configuração avançada.
Além do onboarding, equipes de RH podem explorar a construção de agentes para autoatendimento de funcionários, gerenciamento de desempenho, aquisição de talentos, desenvolvimento e aprendizagem, análise e processos de desligamento para transformar suas operações de RH como um todo.
Pronto para transformar a produtividade do seu ambiente de trabalho? Comece com o Quick, explore opções de precificação que se ajustem às suas necessidades ou contate sua equipe de conta AWS para discutir como o Quick pode transformar a abordagem da sua organização para tomada de decisão orientada por dados.
Fonte
Build AI-powered employee onboarding agents with Amazon Quick (https://aws.amazon.com/blogs/machine-learning/build-ai-powered-employee-onboarding-agents-with-amazon-quick/)
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